Comment choisir un logiciel d'extraction de données ?

L’automatisation de l’extraction de données à partir de documents est un pilier de la transformation numérique des entreprises. Elle permet non seulement de gagner un temps précieux, mais aussi de réduire les erreurs humaines, d’améliorer la traçabilité des informations et de garantir la conformité réglementaire.

Mais devant la variété croissante des solutions disponibles, il est parfois difficile de s’y retrouver. Pour faire le bon choix, voici 5 critères clés à analyser attentivement.

Qu’est-ce que l’extraction de données ?

L’extraction de données consiste à transformer des documents, qu’ils soient papier, numérisés ou numériques, en informations structurées, exploitables automatiquement par les systèmes informatiques. Elle permet, par exemple, de récupérer les montants d’une facture, les dates d’un contrat ou les coordonnées d’un client, sans avoir à saisir manuellement ces données.

Cette opération repose principalement sur une technologie appelée OCR (Optical Character Recognition), ou en français reconnaissance optique de caractères. L’OCR lit les éléments visuels d’un document (texte, chiffres, tableaux) et les convertit en données numériques.

Les 5 critères clés pour choisir un logiciel d’extraction des données

1. La précision de l’extraction

Le cœur d’un bon logiciel d’extraction de données, c’est sa capacité à lire correctement l’information, même dans des conditions difficiles. Une solution efficace doit être capable de :

• Détecter les caractères avec une grande fiabilité (même en cas de qualité de scan moyenne)

• Comprendre le contexte des données extraites (par exemple : distinguer un numéro de facture d’un numéro de commande)

• Gérer les documents semi-structurés ou non structurés, comme des contrats ou des justificatifs

Plus la précision est élevée, moins vous aurez besoin d’interventions manuelles pour corriger les erreurs. Cela influence directement votre efficacité opérationnelle et la qualité des données injectées dans vos systèmes.

2. La compatibilité avec vos formats et types de documents

Un logiciel trop rigide ou limité dans ses formats vous obligera à multiplier les outils ou à modifier vos processus. Il est donc important de choisir une solution capable de gérer :

• Une large gamme de formats : PDF, JPG, PNG, TIFF, DOCX, XLSX, etc.

• Des documents diversifiés : factures fournisseurs, contrats, bulletins de paie, relevés bancaires, pièces d’identité, formulaires…

Cette compatibilité permet une application transversale du logiciel dans plusieurs services (comptabilité, RH, juridique, etc.) et favorise un retour sur investissement plus rapide.

3. La conformité réglementaire et la sécurité des données

L’extraction de données touche souvent à des informations sensibles (données personnelles, financières, médicales…). Il est donc impératif que l’outil respecte les normes en vigueur, comme :

• Le RGPD pour la protection des données personnelles

• Les politiques de sécurité des données : chiffrement, gestion des accès, journalisation des actions

• La possibilité d’anonymiser ou de masquer certaines informations pour garantir la confidentialité

Un fournisseur de confiance doit aussi être transparent sur la localisation de ses serveurs (préférence pour l’Europe), ses sous-traitants et ses processus internes en matière de sécurité.

4. La facilité d’intégration à votre système d’information

Même le meilleur outil perd de son intérêt s’il est difficile à connecter à vos applications métiers. Une bonne solution d’extraction doit s’intégrer naturellement à votre écosystème numérique grâce à :

• Une API robuste et bien documentée

• Des connecteurs natifs vers vos ERP, CRM, GED, ou logiciels comptables

• Des capacités de traitement en masse et en temps réel si nécessaire

• Une interface conviviale pour les équipes métier et/ou techniques

L’objectif est de pouvoir automatiser l’ensemble du flux documentaire, depuis la réception du document jusqu’à l’exploitation des données, sans devoir multiplier les manipulations manuelles.

5. La valeur ajoutée au-delà de l’extraction brute

Enfin, certaines solutions vont bien au-delà du simple OCR. Elles offrent des fonctionnalités qui permettent d’automatiser tout un processus, et pas seulement la lecture d’un document :

• Classification automatique des documents selon leur type

• Règles métiers personnalisées pour valider ou rejeter certaines données

• Reconnaissance d’entités (IBAN, numéros de TVA, adresses, etc.)

• Détection de doublons ou d’anomalies pour lutter contre la fraude

• Apprentissage automatique pour affiner les résultats au fil du temps

Ces éléments font toute la différence sur le long terme : ils réduisent la charge de travail des équipes, augmentent la qualité des données, et permettent une automatisation réellement intelligente.

Les 5 meilleures solutions d’extraction des données en 2025

Maintenant que les critères sont clairs, voici une sélection de solutions qui se démarquent par leurs performances et leur spécialisation.

1. Klippa DocHorizon
2. Rossum
3. Hypatos
4. Docparser
5. Adobe Acrobat Pro

Pour faire le bon choix, identifiez vos priorités en reprenant chaque critère et en évaluant ce qui est le plus stratégique pour votre entreprise.

Conclusion

Le bon logiciel d’extraction dépend avant tout de vos besoins métier, de vos flux documentaires et de vos exigences en matière de sécurité. Un logiciel comme Klippa DocHorizon permet une extraction de données intelligentes et conformes. L’objectif n’est pas seulement de lire des documents, mais d’en tirer de la valeur, automatiquement, rapidement et de manière fiable.