Comment mettre en place la dématérialisation des bulletins de paie ?

Il est possible pour les entreprises de dématérialiser les bulletins de paie de leurs salariés, et ce, depuis près de 15 ans déjà. Toutefois, nombreuses sont celles qui n'ont pas encore adopté cette solution pratique et efficiente pour faciliter leur process RH. Mais, comment la mettre en place au sein de votre structure ? Obtenez ici tous les renseignements dont vous avez besoin pour franchir le pas sereinement.

Dématérialisation des bulletins de paie : en quoi consiste-t-elle ?

Chaque entreprise a pour obligation de délivrer à ses salariés une fiche de paie récapitulant tous les éléments relatifs à leur rémunération. Ces bulletins de paie peuvent être remis sous format numérique, et ce, depuis 2009. Chaque collaborateur peut ainsi avoir accès à une fiche de paie numérique, le plus souvent depuis un coffre-fort électronique pour les bulletins de paie.

À ses débuts, la dématérialisation des bulletins de paie exigeait l'accord des salariés. Désormais, toutes les entreprises peuvent adopter librement cette solution. Leurs collaborateurs restent libres de s'y opposer à tout moment. Le bulletin de paie dématérialisé doit, dans tous les cas, répondre aux mêmes exigences que la version éditée sur papier.

Dématérialiser ses bulletins de paie : quels sont les impératifs à prévoir

La dématérialisation des fiches de paie représente une solution pratique et avantageuse pour les entreprises de tous secteurs, ainsi que pour leurs salariés. Elle assure en effet :
• un gain de temps inestimable : grâce à un logiciel de paie, le processus de création et d’édition des bulletins de paie est optimisé. Les salariés n’ont pour leur part qu’à télécharger les fiches de paie lorsqu’ils en ont besoin. Tous les collaborateurs peuvent ainsi allouer le temps gagné à des tâches plus importantes ;
• un process RH simplifié et plus fluide : il suffit de transmettre le bulletin de salaire par mail chaque mois ;
• des économies intéressantes : le papier étant remplacé par un bulletin de paie en ligne, l’entreprise s’affranchit des coûts du papier, de l’impression, du timbre, de l’enveloppe, etc.

Mais, la mise en place de la dématérialisation des bulletins de paie doit cependant répondre à quelques impératifs. En tant qu'employeur, vous devez vous assurer que :
• les données de vos employés restent totalement confidentielles ;
• les données leur soient facilement accessibles, par exemple, via un coffre-fort numérique personnel mis à leur disposition ;
• les données restent parfaitement intègrent, seuls les personnes autorisées devraient pouvoir y avoir accès ou les modifier depuis le coffre-fort électronique.

Mise en place de la dématérialisation des fiches de paie : comment la réussir ?

Pour mettre en place la dématérialisation de vos bulletins de paie, vous devez en premier lieu choisir un logiciel de paie performant et fiable. N'oubliez pas que la non-conformité d’un bulletin de paie numérique vous expose à une amende.
Assurez-vous que toutes les données relatives à vos salariés soient exactes. Comme pour une fiche de paie classique, le bulletin de salaire en ligne doit aussi comporter des mentions obligatoires, comme l'identité de l'entreprise employeur, celle de l'employé, le montant du salaire de base ainsi que les éléments variables, les cotisations, les montants prélevés, etc.

Dématérialisation des bulletins de salaire : gagner en efficacité avec un e-coffre fort

Pensez aussi à recourir à un coffre-fort électronique pour bulletin de paie afin de stocker et d'archiver en toute sécurité tous vos documents importants. Même si la loi ne vous oblige pas à adopter une solution de coffre-fort numérique, cette dernière se veut un atout de taille pour une meilleure gestion RH.

Grâce à un coffre-fort numérique pour entreprise, vous respectez d’autant plus facilement vos obligations légales vis-à-vis de vos employeurs. Vous êtes, en effet, tenu de mettre à disposition de ces derniers leurs bulletins de paie pour une durée minimale de 50 ans. Parfois, vous devez garantir la disponibilité des bulletins de salaire de l'employé jusqu'à ses 75 ans.
Assurez-vous toutefois de choisir le meilleur coffre-fort électronique pour garantir l'intégrité de vos dossiers. Sur le marché vous sont proposées plusieurs solutions de coffres-forts numériques. Vous devez opter pour un coffre-fort virtuel répondant aux normes imposées par l'AFNOR.