Pourquoi l’horodatage prend-il de plus en plus de place dans les entreprises ?

Procédé consistant à enregistrer les date et heure auxquelles un document a été signé, afin de garantir son authenticité à partir de ladite date, l’horodatage présente un certain nombre d’avantages pour les entreprises. On comprend donc que de plus en plus de professionnels adoptent les services de Prestataires de Service de Confiance (PSCo).
En quoi consiste concrètement l’horodatage ? Et quels en sont les bénéfices pour les entreprises ? Quelques éléments de réponse dans ce billet.

Qu’est-ce que l’horodatage ?

Dans un registre classique, l’horodatage consiste tout simplement à enregistrer la date et l’heure d’un événement. Par exemple, chaque fois que l’on publie un article sur les réseaux sociaux, la date et l’heure de la publication sont automatiquement enregistrées. Il en est de même pour les documents enregistrés dans Word ou encore les clichés pris avec un appareil photo. Il suffit de consulter les détails de ces différents éléments pour en retrouver la date et l’heure d’enregistrement.

Dans le cadre des affaires ou chez les sociétés, la seule différence est que l’horodatage concerne les documents échangés par voie électronique. En clair, horodater un document, c’est y apporter une date et une heure de référence universelle (UTC), en vue d’en garantir l’existence à une date donnée, ainsi que l’intégrité, prouvant ainsi qu’il n’a subi aucune modification depuis ladite date.

Comment ça marche ?

Le principe de fonctionnement de l’horodatage est assez simple. Il s’agit pour un PSCo horodateur (organisme de confiance tiers) de délivrer un sceau électronique ou jeton d’horodatage pour un document électronique. Le plus souvent, il est intégré à la signature électronique dudit document, comme dans le cas de l’horodatage de Universign. Ce PSCo propose en effet un service d’horodatage qualifié aux entreprises, reconnu par Adobe Reader comme autorité de confiance. L’horodatage qualité d’Universign est également conforme au standard RFC 3161, au règlement eIDAS, ainsi qu’au standard européen ETSI EN 319 421. De quoi assurer les meilleures garanties de sécurité et de fiabilité aux documents des entreprises.

Pourquoi adopter une solution d’horodatage ?

Entre autres intérêts, l’horodatage permet de :

• Garantir l’intégrité d’un document électronique, ainsi que celle de la date et l’heure auxquelles il a été enregistré ;

• Renforcer la sécurité de la signature électronique et du cachet électronique des documents utilisés en entreprise.

Principaux usages de l’horodatage

Authentification des signatures électroniques

Face à la popularité grandissante des signatures électroniques dans le monde des affaires, il est important de les sécuriser. Pour ce faire, la signature électronique doit être horodatée afin de répondre aux différentes conditions légales, notamment les critères de vérifiabilité et de conformité.

La signature électronique étant régulièrement horodatée, le destinataire pourra aisément s’assurer que le document n’a pas été modifié après la date de son horodatage. Cela permet également aux entreprises de disposer de preuves irréfutables en cas de litiges.

La validation à long terme

Elle permet d’authentifier la signature numérique d’un document, quel qu’en soit le statut, que le certificat ait expiré ou qu’il ait été révoqué. Concrètement, lorsqu’une personne appose sa signature sur un document avec un certificat valide assorti de l’horodatage certifié, la validation à long terme permet de prouver l’authenticité dudit document à tout moment.

Autres usages de l’horodatage en entreprise

Au sein d’une entreprise, l’horodatage peut également être utilisé pour différents besoins tels que :

• La traçabilité d’échanges électroniques ;

• La datation de conditions générale de vente (pour les magasins en ligne) ;

• Le respect des délais légaux ;

• La datation de créations intellectuelles appartenant à l’entreprise ;

• La clôture d’enchères électroniques ;

• La preuve de l’heure de réception d’un courrier électronique ; etc.

Avantages de l’horodatage des signatures électroniques pour l’entreprise

Une signature électronique horodatée garantit plusieurs avantages aux sociétés. Elle permet notamment à l’entreprise de :

• Garantir la non-répudiation (irrévocabilité) du contenu horodaté ;

• Renforcer la sécurité et l’intégrité de la signature électronique ;

• Renforcer la fiabilité de la date et l’heure de signature d’un document ;

• Gagner du temps dans le traitement des dossiers ;

• Réduire les dépenses par rapport à l’utilisation de supports papier, notamment les frais d’impression, l’archivage, les frais d’acheminement, l’achat de matériel, etc. ;

• Préserver la confidentialité du signataire, conformément à la réglementation européenne de la protection des données (RGPD) ;

• Accélérer la prise de décision, mais aussi la conclusion des accords.