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Comme le savent toutes celles et ceux ayant travaillé dans la finance, janvier est l’un des mois cruciaux – sinon le mois crucial – de l’année. Non seulement il y a un risque que des erreurs opérationnelles de l’année précédente soient reportées, mais les choix que vous faites dans les deux ou trois premières semaines peuvent avoir un impact majeur sur le déroulement du reste du premier trimestre.
En d’autres termes, janvier n’est pas vraiment le moment idéal pour compter sur la chance, les suppositions ou les ajustements improvisés. Cela donne le ton. Il s’agit de définir vos systèmes et de les faire fonctionner correctement.
Voici donc une liste de contrôle conçue pour vous aider à faire les bons choix. Elle couvre des tâches pratiques et simples – bien que souvent négligées – qui apportent de la clarté, réduisent les risques et empêchent l’apparition ultérieure de problèmes.
Avant de commencer à faire quoi que ce soit d’autre, il est crucial de s’assurer que les données de dépenses de l’année dernière sont entièrement fermées et rapprochées. Cela signifie plusieurs choses. Tout d’abord, chaque transaction doit être prise en compte et correctement catégorisée. Ensuite, assurez-vous que tous les reçus sont collectés et jumelés. En ce qui concerne les remboursements en cours, assurez-vous qu’ils soient tous traités. Enfin, vérifiez que les outils prépayés et les abonnements sont identifiés au bon centre de coûts et à la bonne période.
Bien plus que de simples étapes comptables, cocher ces cases garantit des données propres – ce qui signifie que le reporting du premier trimestre peut démarrer sur une base stable.
Il est très rare que les budgets restent stables d’année en année. Et pourtant, de nombreuses entreprises oublient tout simplement de mettre à jour leurs structures de dépenses internes. Les anciennes règles restent en place trop longtemps, ce qui conduit à des dépenses excessives, à de la confusion – ou, le plus souvent, aux deux.
Il suffit de revoir les budgets de l’équipe, les limites de cartes, les rôles et les paramètres d’approbation. Vous avez peut-être fait quelques exceptions temporaires au quatrième trimestre, donc assurez-vous de les annuler aussi.
Il s’agit de s’assurer que chaque équipe sache dès le départ quel est son budget – et que vos systèmes de dépenses en tiennent compte.
Les cartes partagées et les utilisateurs obsolètes sont l’une des raisons les plus courantes pour lesquelles les entreprises perdent le contrôle des dépenses – alors faites un peu d’audit.
Vérifiez qui a accès à quelles cartes. Ensuite, vérifiez quelles cartes sont actives, inutilisées ou liées à des services expirés. Vérifiez aussi s’il y a des frais récurrents qui doivent être réaffectés ou annulés.
Idéalement, chaque équipe, projet et utilisateur devrait avoir sa propre carte avec des budgets et des limites clairement définis. C’est ce qui rend les dépenses plus faciles à suivre et à contrôler. Cela tient aussi les gens responsables.
Rappeler aux gens la politique de frais n’est pas exactement la tâche la plus excitante. Mais janvier est le bon moment pour rappeler à tout le monde ce qui est autorisé, ce qui ne l’est pas, et ce qui nécessite une approbation.
Si votre politique est enfouie dans un long PDF que personne ne lit vraiment, pensez à la simplifier et à communiquer clairement les points clés. Mieux encore, essayez d’en faire respecter autant que possible par conception via votre outil de gestion des dépenses.
Tout cela fait gagner du temps et, évidemment, de l’argent. Cela évite également la confusion et garantit que de petites erreurs ne se transforment pas en problèmes comptables plus tard dans le trimestre – ou dans l’année.
En janvier, les renouvellements annuels ont eu lieu. Les campagnes publicitaires redémarrent. Les fournisseurs recommencent à facturer. Un paiement manqué lors de la première semaine peut provoquer une réaction en chaîne.
Vérifiez vos soldes, consultez les règles commerciales et testez les paiements essentiels. Le plus tôt sera le mieux.
Définissez ce que vous pouvez automatiser. Il existe désormais des solutions largement disponibles qui vous empêchent de courir après des reçus, d’exporter manuellement des fichiers CSV ou de deviner qui a payé quoi et quand.
Examinez votre liasse financière. Automatisez ce que vous pouvez, et intégrez votre infrastructure de dépenses avec celle de la comptabilité.
Wallester Business est une plateforme moderne de gestion des dépenses et d’émission de cartes conçue pour gérer tout ce qui précède depuis un seul endroit. Si vous êtes prêt à prendre le contrôle total des dépenses de l’entreprise cette année, c’est le meilleur point de départ.
Voici ce que vous obtenez – sans coût :
La configuration se termine généralement en quelques heures, et vous pouvez commencer à délivrer des cartes et à suivre les dépenses le même jour.
Lire aussi : Wallester Business - Les cartes d'entreprises gratuites sont une révolution
En d’autres termes, janvier n’est pas vraiment le moment idéal pour compter sur la chance, les suppositions ou les ajustements improvisés. Cela donne le ton. Il s’agit de définir vos systèmes et de les faire fonctionner correctement.
Voici donc une liste de contrôle conçue pour vous aider à faire les bons choix. Elle couvre des tâches pratiques et simples – bien que souvent négligées – qui apportent de la clarté, réduisent les risques et empêchent l’apparition ultérieure de problèmes.
Fermez les livres et refermez-les correctement
Avant de commencer à faire quoi que ce soit d’autre, il est crucial de s’assurer que les données de dépenses de l’année dernière sont entièrement fermées et rapprochées. Cela signifie plusieurs choses. Tout d’abord, chaque transaction doit être prise en compte et correctement catégorisée. Ensuite, assurez-vous que tous les reçus sont collectés et jumelés. En ce qui concerne les remboursements en cours, assurez-vous qu’ils soient tous traités. Enfin, vérifiez que les outils prépayés et les abonnements sont identifiés au bon centre de coûts et à la bonne période.
Bien plus que de simples étapes comptables, cocher ces cases garantit des données propres – ce qui signifie que le reporting du premier trimestre peut démarrer sur une base stable.
Réinitialisation des budgets et des limites
Il est très rare que les budgets restent stables d’année en année. Et pourtant, de nombreuses entreprises oublient tout simplement de mettre à jour leurs structures de dépenses internes. Les anciennes règles restent en place trop longtemps, ce qui conduit à des dépenses excessives, à de la confusion – ou, le plus souvent, aux deux.
Il suffit de revoir les budgets de l’équipe, les limites de cartes, les rôles et les paramètres d’approbation. Vous avez peut-être fait quelques exceptions temporaires au quatrième trimestre, donc assurez-vous de les annuler aussi.
Il s’agit de s’assurer que chaque équipe sache dès le départ quel est son budget – et que vos systèmes de dépenses en tiennent compte.
Vérifier les accès aux cartes
Les cartes partagées et les utilisateurs obsolètes sont l’une des raisons les plus courantes pour lesquelles les entreprises perdent le contrôle des dépenses – alors faites un peu d’audit.
Vérifiez qui a accès à quelles cartes. Ensuite, vérifiez quelles cartes sont actives, inutilisées ou liées à des services expirés. Vérifiez aussi s’il y a des frais récurrents qui doivent être réaffectés ou annulés.
Idéalement, chaque équipe, projet et utilisateur devrait avoir sa propre carte avec des budgets et des limites clairement définis. C’est ce qui rend les dépenses plus faciles à suivre et à contrôler. Cela tient aussi les gens responsables.
Réaligner la politique de dépenses
Rappeler aux gens la politique de frais n’est pas exactement la tâche la plus excitante. Mais janvier est le bon moment pour rappeler à tout le monde ce qui est autorisé, ce qui ne l’est pas, et ce qui nécessite une approbation.
Si votre politique est enfouie dans un long PDF que personne ne lit vraiment, pensez à la simplifier et à communiquer clairement les points clés. Mieux encore, essayez d’en faire respecter autant que possible par conception via votre outil de gestion des dépenses.
Tout cela fait gagner du temps et, évidemment, de l’argent. Cela évite également la confusion et garantit que de petites erreurs ne se transforment pas en problèmes comptables plus tard dans le trimestre – ou dans l’année.
Confirmer l’infrastructure de paiement
En janvier, les renouvellements annuels ont eu lieu. Les campagnes publicitaires redémarrent. Les fournisseurs recommencent à facturer. Un paiement manqué lors de la première semaine peut provoquer une réaction en chaîne.
Vérifiez vos soldes, consultez les règles commerciales et testez les paiements essentiels. Le plus tôt sera le mieux.
Automatisez ce que vous pouvez
Définissez ce que vous pouvez automatiser. Il existe désormais des solutions largement disponibles qui vous empêchent de courir après des reçus, d’exporter manuellement des fichiers CSV ou de deviner qui a payé quoi et quand.
Examinez votre liasse financière. Automatisez ce que vous pouvez, et intégrez votre infrastructure de dépenses avec celle de la comptabilité.
Comment Wallester Business peut vous aider
Wallester Business est une plateforme moderne de gestion des dépenses et d’émission de cartes conçue pour gérer tout ce qui précède depuis un seul endroit. Si vous êtes prêt à prendre le contrôle total des dépenses de l’entreprise cette année, c’est le meilleur point de départ.
Voici ce que vous obtenez – sans coût :
- 300 cartes Visa virtuelles gratuites – délivrées en quelques minutes, attribuées par l’utilisateur ou l’équipe
- Tableau de bord unifié – visibilité en temps réel sur chaque carte et transaction
- Intégrations avec Xero et QuickBooks – synchronisez instantanément les dépenses avec les outils comptables
- Limites personnalisées et liste blanche – gérer les permissions, éviter les refus
- Cartes tokenisées – fonctionne avec Apple Pay, Google Pay, Garmin, et bien d’autres
- Changement de devises 24h/24 et 7j/7 – taux transparents, pas de frais de service, 10 devises prises en charge
- Paie et cartes d’équipe – envoyez jusqu’à 1 500 transactions en un clic
- Accès à l’API REST – automatiser les rapports et intégrer avec d’autres systèmes
- Pas de frais mensuels d’abonnement – payez seulement ce dont vous avez besoin
La configuration se termine généralement en quelques heures, et vous pouvez commencer à délivrer des cartes et à suivre les dépenses le même jour.
Lire aussi : Wallester Business - Les cartes d'entreprises gratuites sont une révolution
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